5 Aufgaben, die KI für Handelsvertreter sofort übernehmen kann #231

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5 Aufgaben, die KI für Handelsvertreter sofort übernehmen kann #231

Eine schwierige Kundenmail, die Recherche zu einem neuen Interessenten oder der Abgleich einer langen Abrechnung: Im Alltag einer Handelsvertretung kostet vieles Zeit, bevor überhaupt das nächste Verkaufsgespräch beginnt. Genau hier kann KI für Handelsvertreter unterstützen.

In Podcastfolge #231 sprechen André Keeve und Christian Köhler darüber, wie du passende Aufgaben für künstliche Intelligenz erkennst. Sie stellen fünf Kategorien vor, mit denen du deinen eigenen Arbeitsalltag durchgehen kannst. Entscheidend ist dabei die konkrete Aufgabe, bei der du Unterstützung brauchst.

Die Beispiele reichen vom ersten Textentwurf bis zur Vorbereitung von Kundennotizen für das CRM. Auch wer bislang nur gelegentlich eine E-Mail mit KI umgeschrieben hat, findet damit Ansatzpunkte für eine regelmäßige Nutzung.

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• KI Kurs für Handelsvertreter: KI | Endlich. Routine.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus der Podcastfolge

• Mit einem Entwurf starten: KI kann Gedanken strukturieren und eine erste Fassung für E-Mails, Präsentationen oder Konzepte erstellen.
• Recherche bündeln: Informationen aus verschiedenen Quellen lassen sich für die Leadqualifizierung oder die Bewertung neuer Vertretungsangebote aufbereiten.
• Abweichungen finden: KI kann beim Vergleich von Auftragsbestätigungen, vorherigen Absprachen und Abrechnungen unterstützen.
• Wiederholungen erkennen: Regelmäßige Aufgaben mit ähnlichem Ablauf eignen sich als Ansatzpunkt für feste KI-Routinen.
• Zeitfresser sammeln: Eine Woche lang lästige Tätigkeiten zu notieren hilft, einen sinnvollen Einstieg zu finden.
• Kontext aussprechen: Wer bei der Eingabe nicht weiterkommt, kann die Situation zunächst diktieren und daraus gemeinsam mit der KI weiterarbeiten.

1. Wie hilft KI für Handelsvertreter beim ersten Entwurf?

Du möchtest dem Geschäftsführer eines wichtigen Kunden schreiben. Es geht um eine Reklamation, und der Ton soll weder zu defensiv noch zu forsch sein. Du weißt, was du sagen möchtest, aber der Anfang fällt schwer. Christian Köhler beschreibt genau diese Situation als einen besonders hilfreichen Anwendungsfall.

Sein Vorgehen: Er diktiert den gesamten Kontext in einen E-Mail-Agenten. Dazu gehören die Hintergründe des Falls, seine Gedanken und die Punkte, die ihm das Formulieren erschweren. Die KI erstellt daraus einen Entwurf und hilft, die Informationen zu ordnen.

Der Vorteil liegt darin, dass du eine vorhandene Fassung leichter überarbeiten kannst als ein leeres Dokument. Du prüfst den Inhalt, passt Formulierungen an und entscheidest, was tatsächlich in die Mail gehört. Auch ein mittelmäßiger erster Entwurf kann dabei helfen, ins Schreiben zu kommen.

André Keeve überträgt dieses Prinzip auf Präsentationen, Excel-Aufgaben und Entwürfe für Webseiten. Christian nennt außerdem Workshops und neue Vertriebskonzepte für Vertretungsgeber. Gemeinsam ist diesen Aufgaben, dass zunächst eine Struktur oder eine erste Fassung gebraucht wird.

Für deinen Alltag bedeutet das: Achte auf Situationen, in denen du lange überlegst, wie du anfangen sollst. Gib der KI die Ausgangslage und das gewünschte Ergebnis. Anschließend kannst du den Entwurf im Dialog weiterentwickeln.

2. Wie unterstützt KI bei Recherche und Leadqualifizierung?

Die zweite Kategorie sind Wissensaufgaben. Dabei müssen Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammengetragen, zusammengefasst und für einen bestimmten Zweck aufbereitet werden. Christian nennt als Beispiele Reports für Vertretungsgeber und die Qualifizierung neuer Leads.

Wer einen Interessenten einschätzen möchte, schaut häufig auf die Unternehmenswebsite, in Geschäftsberichte oder auf LinkedIn-Profile. Im Gespräch geht es darum, diese Recherche mithilfe von KI zu bündeln und daraus eine übersichtliche Grundlage für die weitere Vertriebsarbeit zu gewinnen.

André stellt dafür den KI-Agenten Sherlock aus der HVH-Community vor. Sein Beispiel ist eine Liste von Leads aus dem Bereich Sanitär und Heizung in Hamburg. Sherlock ergänzt recherchierte Angaben wie Ansprechpartner und Telefonnummern und liefert eine Einschätzung dazu, wie ein Unternehmen zum Produkt oder Portfolio passt.

Dadurch entsteht eine Grundlage für die Frage, welche Kontakte du weiterverfolgen möchtest. Die eigentliche Ansprache bleibt Teil deiner Vertriebsarbeit. Die Recherche davor kann ein Agent vorbereiten.

Christian nennt außerdem neue Vertretungsangebote: Auch hier kann KI helfen, Informationen zu sammeln und das Angebot einzuordnen. Der gemeinsame Nenner ist immer derselbe: Du brauchst Wissen aus mehreren Quellen, um einen nächsten Schritt vorzubereiten.

3. Welche Daten und Dokumente kann KI abgleichen?

Die dritte Kategorie umfasst Qualitätsverbesserungen und Datenabgleiche. Christian beschreibt Auftragsbestätigungen, deren Details mit zuvor per E-Mail getroffenen Absprachen verglichen werden müssen. KI kann bei diesem Vergleich unterstützen und Abweichungen auflisten.

Ein weiterer Anwendungsfall sind Abrechnungen von Vertretungsgebern. Wenn lange Listen viele einzelne Positionen enthalten, kostet der Abgleich mit den erwarteten Angaben viel Aufmerksamkeit. Im Podcast wird KI als Unterstützung vorgestellt, um Unterschiede schneller sichtbar zu machen.

Auch Verträge kommen zur Sprache. Christian berichtet von einem Teilnehmer des Programms „KI | Endlich. Routine.“, der sich kritische Punkte aus einem Vertrag herausarbeiten ließ. So konnte er konkrete Fragen für das anschließende Gespräch mit einem Anwalt vorbereiten.

Der Nutzen liegt hier in der Vorarbeit: Informationen ordnen, fragliche Stellen erkennen und gezielter nachfragen. Die rechtliche Bewertung erfolgt im Gespräch mit dem Anwalt. André betont außerdem, dass vor der Verarbeitung solcher Unterlagen Fragen der Geheimhaltung berücksichtigt werden müssen.

4. Wie werden wiederkehrende Aufgaben zu KI-Routinen?

Manche Aufgaben stehen täglich, wöchentlich oder monatlich an und folgen einem vorhersehbaren Muster. Christian nennt sie als eigene Kategorie, weil sich ein einmal entwickelter Ablauf regelmäßig wiederverwenden lässt.

Beispiele aus dem Gespräch sind E-Mail-Entwürfe, LinkedIn-Beiträge und häufig gestellte Fragen. Wenn Kunden ähnliche Fragen stellen, kann KI Antworten vorbereiten, die du anschließend prüfst und an den jeweiligen Fall anpasst.

Damit wird aus einer einzelnen Anwendung ein wiederkehrender Arbeitsablauf. Du musst bei einer ähnlichen Anfrage nicht jedes Mal vollständig neu formulieren. Die vorbereitete Antwort gibt dir eine Grundlage, die du vor dem Versand kontrollierst.

Für die Suche nach solchen Aufgaben lohnt sich ein Blick auf deinen Kalender und deine tägliche Kommunikation: Welche Tätigkeiten kommen verlässlich wieder? Wo ähneln sich die Anforderungen? Diese Wiederholungen können dir zeigen, wo eine feste KI-Routine hilfreich wäre.

5. Welche zeitaufwendigen Routinearbeiten kann KI verkürzen?

Die fünfte Kategorie betrifft Tätigkeiten, deren Zeitaufwand im Verhältnis zum geschaffenen Wert hoch ist. Christian nennt das händische Abtippen von Notizen aus Kundenterminen und die anschließende Übertragung ins CRM, einschließlich der daraus entstehenden Aufgaben.

Solche Arbeiten gehören zum Vertriebsalltag, können aber viel Zeit zwischen den Kundengesprächen beanspruchen. Der Ansatz aus der Folge ist, KI für die Aufbereitung dieser Informationen zu nutzen und damit manuelle Arbeitsschritte zu verkürzen.

Die vierte und fünfte Kategorie überschneiden sich häufig. Eine Tätigkeit kann zugleich regelmäßig anfallen und unverhältnismäßig viel Zeit kosten. Deshalb besprechen André und Christian beide Bereiche gemeinsam.

Ein praktisches Signal sind Aufgaben, bei denen du sofort denkst: Das schon wieder. Christian empfiehlt, genau diese Tätigkeiten zu sammeln. Deine eigene Unzufriedenheit mit einem Arbeitsschritt kann ein guter Hinweis sein, genauer hinzuschauen.

Wie findest du deinen ersten sinnvollen KI-Anwendungsfall?

Christian schlägt vor, eine Woche lang Aufgaben zu notieren, die dich Zeit kosten oder immer wieder beschäftigen. Dafür genügt ein Blatt Papier neben dem Arbeitsplatz. Alternativ kannst du die Sammlung in einem eigenen KI-Chat führen.

Nach der Woche schaust du dir die Liste an: Welche Tätigkeit kommt besonders häufig vor? Welche würde dir spürbar Arbeit abnehmen? Und welche lässt sich mit überschaubarem Aufwand ausprobieren? Du musst die gesamte Liste nicht auf einmal umsetzen.

Wenn dir schon das Formulieren der Eingabe schwerfällt, empfiehlt André den Einstieg per Diktat. Erzähle, worum es geht, wo das Problem liegt und was dir dazu durch den Kopf geht. Christian ergänzt, dass du am Ende möglichst eine Frage oder das gewünschte Ergebnis nennen solltest.

Aus dieser Beschreibung kann die KI eine erste Struktur entwickeln. Danach arbeitest du im Dialog weiter. So sammelst du Erfahrung mit einer konkreten Aufgabe und erkennst nach und nach weitere Einsatzmöglichkeiten.

Fazit: KI für Handelsvertreter beginnt bei der nächsten Aufgabe

KI für Handelsvertreter wird greifbar, wenn du sie an konkrete Arbeitsschritte knüpfst: eine Kundenmail entwerfen, Leads recherchieren, Unterlagen vergleichen, Antworten vorbereiten oder Notizen aufbereiten. Die fünf Kategorien aus der Folge helfen dir, solche Aufgaben im eigenen Alltag zu erkennen.

Wähle dafür zunächst eine Tätigkeit, die regelmäßig Zeit oder Energie kostet. Beschreibe den Kontext, arbeite mit dem ersten Ergebnis weiter und prüfe, wie sich der Ablauf für dich verändert. Datenschutz und Geheimhaltung gehören dabei mit in den Blick.

In Podcastfolge #231 „5 Aufgaben, die KI für Handelsvertreter sofort übernehmen kann“ vertiefen André Keeve und Christian Köhler diese Beispiele und zeigen, wie du vom gelegentlichen Ausprobieren zu einer regelmäßigen Nutzung kommst.

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