KI für Handelsvertreter: Outlook & Excel neu gedacht (#227)

.
.
.

KI für Handelsvertreter: Outlook & Excel neu gedacht (#227)

KI für Handelsvertreter wird besonders interessant, wenn sie nicht als zusätzliches Tool neben Outlook, Excel und anderen Anwendungen läuft, sondern direkt dort verfügbar ist, wo die tägliche Arbeit stattfindet.

Genau darum geht es in dieser Ausgabe der HVH KI Hacks. André Keeve und Christian Köhler zeigen anhand konkreter Beispiele, wie sich Langdock über Plugins direkt in Outlook und Excel integrieren lässt.

Im Mittelpunkt stehen keine theoretischen KI-Szenarien, sondern typische Aufgaben aus Vertrieb und Handelsvertretung: E-Mails formulieren, lange Mailverläufe analysieren, offene Punkte herausarbeiten, Content planen und Daten in Excel strukturieren.

KI – endlich Routine: https://ki-endlich-routine-j2vuz3w.gamma.site/

Die wichtigsten Erkenntnisse aus der Podcastfolge

• KI kann direkt in Outlook arbeiten: Statt Inhalte zwischen verschiedenen Anwendungen zu kopieren, lässt sich Langdock unmittelbar in einer geöffneten E-Mail nutzen.
• Lange E-Mail-Verläufe werden schneller überschaubar: Die KI kann offene Punkte herausarbeiten und daraus beispielsweise einen Antwortentwurf oder den Vorschlag für einen klärenden Call entwickeln.
• Hinterlegte Brand Voices und Skills verbessern den Kontext: Langdock kann berücksichtigen, wie ein Unternehmen kommunizieren möchte oder wie bestimmte Aufgaben bearbeitet werden sollen.
• Auch Excel lässt sich direkt mit KI unterstützen: Im Podcast entstehen unter anderem ein LinkedIn-Contentplan und eine Vorlage für eine Partneranalyse.
• Der Mensch bleibt Teil des Prozesses: Gerade bei geschäftlichen Inhalten sollte das Ergebnis geprüft und bei Bedarf gezielt hinterfragt werden.
• Der größte Vorteil liegt im nahtlosen Arbeiten: Weniger Wechsel zwischen Tabs und Programmen bedeutet einen schlankeren Arbeitsprozess.

Wie verändert KI für Handelsvertreter die tägliche Arbeit in Outlook?

Viele Handelsvertreter nutzen Outlook einen großen Teil des Tages. Anfragen, Abstimmungen mit Lieferanten, Kundenkommunikation und Projektverläufe laufen häufig per E-Mail.

KI-Unterstützung gab es dafür auch vorher schon. Inhalte konnten beispielsweise kopiert und anschließend in einer KI-Anwendung bearbeitet werden. Der entscheidende Unterschied des im Podcast gezeigten Langdock-Plugins liegt jedoch darin, dass die KI direkt in Outlook zur Verfügung steht.

Christian Köhler beschreibt Langdock dabei als eine Art „Second Brain“, das unmittelbar in der E-Mail genutzt werden kann. Statt erst eine andere Plattform aufzurufen und dort zu erklären, welche Nachricht gemeint ist, arbeitet der Nutzer direkt in der aktuell geöffneten Mail.

Für André Keeve ist genau dieses Nutzungserlebnis ein wichtiger Punkt: Je mehr Programme und Tabs gleichzeitig geöffnet sind, desto komplizierter wird der Arbeitsablauf. Wenn die KI dort sitzt, wo ohnehin gearbeitet wird, fällt ein Teil dieser Reibung weg.

Wie lassen sich E-Mails mit KI direkt in Outlook erstellen?

Christian zeigt im Podcast zunächst ein einfaches Beispiel aus seinem eigenen Arbeitsumfeld. Für eine Messe möchte er Partner anschreiben und herausfinden, ob sie teilnehmen und an welchen Tagen sie vor Ort sein werden.

Die Aufgabe gibt er direkt innerhalb von Outlook an Langdock weiter. Dabei soll die KI einen kurzen Mailvorschlag erstellen und sowohl eine deutsche als auch eine englische Variante inklusive passendem Betreff vorbereiten.

Die KI stellt zunächst Rückfragen. Sie möchte unter anderem wissen, um welche Messe es geht, welche Tage abgefragt werden sollen und wie die Ansprache aussehen soll.

Ein wichtiger Bestandteil ist dabei die hinterlegte Brand Voice. Christian erklärt sie als Definition dafür, wie ein Unternehmen kommunizieren möchte. Dadurch kann die KI den Entwurf stärker an die bereits gewünschte Kommunikation anpassen.

Nach der Freigabe kann Langdock den Mailentwurf direkt bearbeiten. Das Ergebnis landet damit nicht zuerst in einem separaten KI-Fenster, sondern unmittelbar dort, wo die Nachricht später weiterbearbeitet und versendet wird.

Wie hilft KI bei langen E-Mail-Verläufen und Verhandlungen?

Noch deutlicher wird der Nutzen bei längeren Mailverläufen. Christian zeigt einen beispielhaften Austausch, in dem über Preise und weitere Punkte mehrfach hin und her geschrieben wurde.

Die zentrale Frage lautet irgendwann nicht mehr nur: „Was soll ich antworten?“, sondern zunächst: Was ist überhaupt noch offen?

Genau diese Aufgabe kann die KI übernehmen. Im gezeigten Beispiel soll Langdock den gesamten Verlauf analysieren, die offenen Punkte zusammenfassen und anschließend einen kurzfristigen Call vorschlagen, um die verbliebenen Themen zu klären.

Auch hier stellt das System Rückfragen, etwa zum gewünschten Zeitpunkt des Calls, zu weiteren Teilnehmern oder zur Verhandlungsposition. Anschließend erstellt es eine strukturierte Übersicht der offenen Punkte und einen passenden Mailentwurf.

Für Handelsvertreter ist dieser Anwendungsfall besonders relevant, weil in Projekten schnell lange Kommunikationsketten entstehen. Wer neu in ein Thema einsteigt oder nach mehreren Nachrichten wieder den Überblick gewinnen muss, kann sich zunächst eine Zusammenfassung erstellen lassen.

Christian nennt außerdem einen weiteren sinnvollen Ablauf: Man muss nicht sofort eine Antwortmail erzeugen lassen. Die KI kann zuerst nur zusammenfassen, worum es geht und welche Punkte ungeklärt sind. Erst danach entscheidet der Mensch, ob eine weitere Mail sinnvoll ist oder ob beispielsweise ein Teams-Call der bessere nächste Schritt wäre.

Warum bleibt „Human in the Loop“ wichtig?

André weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass eine KI-Zusammenfassung nicht ungeprüft übernommen werden sollte. Gerade bei wichtigen Projekt- oder Verhandlungsthemen kann es sinnvoll sein, die KI noch einmal gezielt herauszufordern und zu prüfen, ob wirklich alle relevanten Punkte erkannt wurden.

Die KI übernimmt damit Vorarbeit und Strukturierung. Die geschäftliche Bewertung und Entscheidung bleibt beim Menschen.

Was bringt die KI-Integration direkt in Excel?

Neben Outlook zeigt Christian ein zweites Plugin für Excel. Auch hier ist die Grundidee dieselbe: Die KI wird direkt in der Anwendung verfügbar, in der bereits gearbeitet wird.

Als erstes Beispiel erstellt Christian einen LinkedIn-Contentplan aus einer leeren Tabelle. Die KI soll einen Kalender für den Zeitraum von einem Jahr aufbauen, Kalenderwochen berücksichtigen und relevante Feiertage sowie Messen eintragen.

Langdock kann dabei auf Informationen aus den Workspace-Einstellungen zurückgreifen. Christian erklärt, dass das System dadurch bereits weiß, in welchen Zusammenhängen und für welche Firmen er arbeitet.

Auch bei dieser Aufgabe stellt die KI zusätzliche Fragen. Sie fragt beispielsweise nach dem gewünschten Fokus auf LinkedIn, den Zielen, die mit den Beiträgen verfolgt werden sollen, und den Zielgruppen.

Das Ergebnis ist nicht nur eine Liste von Daten. Die erzeugte Tabelle enthält eine Struktur für die weitere Contentplanung, darunter Themenfelder, Postideen, Zielgruppen, Call-to-Actions, Ziele und Statusangaben.

Der Nutzen liegt damit vor allem darin, nicht vor einer leeren Excel-Tabelle anfangen zu müssen. Die KI erstellt zunächst eine brauchbare Grundstruktur, die anschließend angepasst und weitergeführt werden kann.

Welche Excel-Anwendungen sind für Handelsvertreter interessant?

Der Contentplan ist nur ein Beispiel. André und Christian nennen im Gespräch weitere typische Einsatzbereiche aus dem Vertriebsalltag.

Dazu gehören unter anderem Umsatzanalysen, die Vorbereitung von Jahresgesprächen, Kalkulationen und die Arbeit mit Pivot-Tabellen. Auch offene Posten können beispielsweise nach Lieferanten sortiert und danach betrachtet werden, wie lange sie bereits überfällig sind.

André beschreibt außerdem einen einfachen Anwendungsfall aus seiner eigenen Arbeit: Er erstellt zunächst eine einfache Excel-Tabelle und lässt sie anschließend durch KI besser aufbereiten.

Gerade für Anwender, die in Excel nicht jede Formel oder Funktion auswendig beherrschen, entsteht dadurch eine neue Art der Zusammenarbeit mit Tabellen. Statt jeden Arbeitsschritt selbst technisch umzusetzen, kann stärker über die gewünschte Aufgabe gesprochen werden.

Wie kann KI eine Partner- und Potenzialanalyse unterstützen?

Zum Abschluss zeigt Christian noch eine weitere Idee für Excel: die Analyse von Partnern, Lieferanten und Kunden.

In der Tabelle können beispielsweise Umsatz, Verbindlichkeit beim Kunden, Produkt-Fit und eine Einschätzung des zukünftigen Potenzials erfasst werden. Daraus lässt sich eine übersichtliche Auswertung erstellen, mit der schneller sichtbar wird, welche Partner besonders gut passen.

Christian weist darauf hin, dass die Erstellung einer solchen Tabelle zunächst etwas Zeit benötigt. Ist die Struktur aber einmal vorhanden, kann die KI auch beim weiteren Befüllen und Verarbeiten von Daten unterstützen.

Für Vertriebsunternehmer und Handelsvertreter zeigt dieses Beispiel, dass KI in Excel nicht nur beim Schreiben von Formeln helfen muss. Sie kann auch dabei unterstützen, eine passende Struktur für geschäftliche Fragestellungen überhaupt erst aufzubauen.

Warum sind hinterlegte Skills und Unternehmenskontext so wichtig?

Mehrfach wird in der Folge deutlich, dass die Qualität der KI-Unterstützung nicht nur von einem einzelnen Prompt abhängt.

Christian nutzt in Langdock hinterlegte Skills. Dazu gehören beispielsweise seine Brand Voice, Vorgaben zum Umgang mit Follow-ups und eine LinkedIn-Strategie. Zusätzlich kennt der Workspace Informationen zu seinem geschäftlichen Kontext.

Dadurch muss nicht bei jeder neuen Aufgabe wieder bei null begonnen werden. Die KI kann vorhandene Vorgaben berücksichtigen und darauf aufbauen.

Christian gibt außerdem einen praktischen Prompting-Tipp: Er fordert die KI regelmäßig ausdrücklich dazu auf, Rückfragen zu stellen, wenn Informationen fehlen. Dadurch überprüft das System gewissermaßen noch einmal, ob die Aufgabenstellung ausreicht, um ein sinnvolles Ergebnis zu erzeugen.

Wer die Beispiele von Christian Köhler rund um KI im Arbeitsalltag weiterverfolgen möchte, findet ihn auf LinkedIn. Im Podcast spricht Christian außerdem über seine Arbeit mit GedankenTauscher.

Warum ist die Integration wichtiger als noch ein weiteres KI-Tool?

Ein zentraler Gedanke der Folge ist, dass KI-Anwendungen immer stärker mit den bereits genutzten Programmen zusammenwachsen.

Natürlich lässt sich ein langer Mailverlauf auch kopieren und in eine separate KI-Anwendung einfügen. Eine Tabelle kann ebenfalls vollständig außerhalb von Excel vorbereitet werden. Der Vorteil der Plugins liegt deshalb weniger darin, dass einzelne Aufgaben vorher unmöglich waren.

Der Unterschied liegt im Arbeitsablauf: Die KI ist unmittelbar in der E-Mail oder Tabelle verfügbar. Kontextwechsel werden reduziert und Aufgaben können dort weiterbearbeitet werden, wo sie ohnehin entstehen.

Zum Zeitpunkt der Podcastaufnahme gibt es die von Christian gezeigten Langdock-Plugins für Outlook und Excel. Er erwartet, dass entsprechende Erweiterungen auch für Word und PowerPoint folgen werden.

Fazit: Was Handelsvertreter aus dieser Folge mitnehmen können

KI für Handelsvertreter wird dann besonders praktisch, wenn sie Teil bestehender Arbeitsabläufe wird. Die Beispiele aus Outlook und Excel zeigen, wie aus einem separaten KI-Werkzeug ein direkter Helfer innerhalb der täglichen Anwendungen werden kann.

In Outlook kann KI E-Mail-Entwürfe vorbereiten, lange Verläufe zusammenfassen und offene Punkte strukturieren. In Excel kann sie Tabellen aufbauen, Contentpläne vorbereiten, Daten strukturieren und Grundlagen für Auswertungen oder Partneranalysen schaffen.

Entscheidend bleibt dabei, die Ergebnisse nicht blind zu übernehmen. Die KI liefert Struktur, Vorschläge und Vorarbeit. Die Bewertung, Kontrolle und geschäftliche Entscheidung bleibt beim Anwender.

Wer mit KI im Vertrieb beginnen oder bestehende Routinen weiterentwickeln möchte, findet in dieser Podcastfolge deshalb vor allem eines: konkrete Ansatzpunkte aus Anwendungen, die bei vielen Handelsvertretern ohnehin jeden Tag geöffnet sind.

Die vollständigen Beispiele und die Demonstration der Outlook- und Excel-Plugins gibt es in Folge 227 des Handelsvertreter-Heroes-Podcasts beziehungsweise in der 15. Ausgabe der HVH KI Hacks mit André Keeve und Christian Köhler.

📣 MEHR ZUM PODCAST

Handelsvertreter Heroes – Digital Talk: Praxis, Tools & Strategien für Handels- und Industrievertretungen.
🎧 Auf Spotify, Apple Podcasts & YouTube.